Il Garante, con provvedimento del 19 giugno, ha eliminato adempimenti rituali, costosi ed inutili focalizzando gli aspetti di tutela sostanziale della persona. Il provvedimento, in G.G. n°152 dell'1 luglio, si rivolge ai soggetti pubblici e privati. Queste le novità in materia di semplificazione:
Marketing: chi ha venduto un prodotto o fornito un servizio può utilizzare senza il consenso i recapiti dell'interessato ai fini dell'invio di materiale pubblicitario, per il compimento di proprie ricerche di mercato o per comunicazioni commerciali. Rimane fermo che non è possibile utilizzare dati sensibili per profilare il cliente. Inoltre, l'interessato, al momento della racolta e in occasione dell'invio di ogni comunicazione, deve essere informato sulla possibilità di opporsi al trattamento in maniera agevole e gratuita. Informativa: l’obiettivo è semplificare l’informativa rispetto allo svolgimento di correnti finalità amministrative e contabili. Diventa una unica informativa con una ricostruzione organica dei trattamenti e con linguaggio semplice, ispirata ad essenzialità e sinteticità. È consigliata una prima infortiva breve, di cui il Garante fornisce un modello e che può essere inserita negli spazi utili nel materiale cartaceo. Alla prima può seguire una seconda informativa completa messa a disposizione anche sul sito web o comunque facilmente disponibile (affissione in bacheca). Informative specifiche o ad hoc sono necessarie solo per particolari trattamenti: raccolta dati genetici, forme inusuali di utilizzazione, o in caso di rischi specifici per gli interessati (per esempio forme di uso di dati biometrici, impronte digitali, controllo delle attività dei lavoratori, videosorveglianza). Nomina incaricato: altre semplificazioni riguardano la nomina di incaricato del trattamento. Sono da evitare singole nomine e preferire le nomine collettive. Consenso: il Garante afferma in maniera chiara a non chiedere il consenso degli interessati quando il trattamento dei dati è svolto, anche in relazione all'adempimento di obblighi contrattuali, precontrattuali o normativi, esclusivamente per correnti finalità amministrative e contabili, nonché quando i dati provengono da pubblici registri ed elenchi pubblici conoscibili da chiunque, o sono relativi allo svolgimento di attività economiche o sono trattati da un soggetto pubblico. Notificazione: il Garante richiama a non effettuare notifiche inutili non previste per legge.
Fac-simile di informativa breve da inserire nelle comunicazioni al cliente:
"Utilizziamo, anche tramite collaboratori esterni, i dati che la riguardano esclusivamente per nostre finalità amministrative e contabili, anche quando li comunichiamo a terzi. Informazioni dettagliate, anche in ordine al suo diritto di accesso e agli altri suoi diritti, sono riportati sul sito web......"
